Faisant partie des tâches indispensables dans la gestion d’une entreprise, la facturation est souvent contraignante. En plus, les solutions traditionnelles sont limitées et ne permettent pas de gérer la facturation de manière plus efficace et rapide. Il est ainsi primordial de passer à la dématérialisation des factures en utilisant un outil tel un logiciel gestion factures fournisseurs. Ce dernier doit être choisi en fonction de certains critères plus ou moins importants.
Connaître la fonction d’un logiciel de facturation
Avant tout, trouver le meilleur outil de dématérialisation des factures sur le marché exige de bien en connaître les fonctionnalités. Selon les besoins de votre entreprise, le choix de la plateforme le plus adaptée se fait de manière plus facile. En général, ce type de logiciel est créé spécialement pour éditer et gérer les factures dans votre enseigne. L’utilisation de cet outil n’est vraiment pas inévitable, mais y avoir recours fait certainement gagner beaucoup d’efficacité, de temps et de productivité. Étant donné les différents logiciels disponibles sur internet, chaque entreprise peut choisir selon ses besoins en matière de dématérialisation de facture.
En tout cas, le meilleur logiciel gestion factures fournisseurs a plusieurs utilités. Il peut gérer les achats en ligne effectués par les clientèles, éditer les comptes conformément aux dispositifs en vigueur, éditer des devis avec exactitude et suivre les encaissements des clients. De plus, il est possible de personnaliser les fonctionnements d’un tel outil en fonction de vos besoins. Pour ce faire, il vous suffit par exemple de vous rendre sur elo.com.
Choisir un outil adapté aux besoins de l’entreprise
S’assurer du fait que le logiciel de dématérialisation des factures correspond exactement aux besoins réels de votre entreprise est le premier critère à prendre en compte pour bien choisir une telle solution. Dans cette optique, il vous est conseillé de privilégier un logiciel tout-en-un pour une comptabilité entièrement gérée en interne. En général, cet outil inclut la comptabilité, la facturation et le devis. Il s’agit aussi du logiciel le plus adapté à la PME/TPE, sauf pour les commerces nécessitant une plateforme de caisse plus adaptée. Pour les plus grandes enseignes, un logiciel de dématérialisation de facturation enfermant la comptabilité et la gestion commerciale convient mieux.
Par ailleurs, un outil classique suffit si vous confiez la comptabilité à un expert-comptable externe. Dans ce cas, ce dernier doit avoir un accès total aux données de facturation de votre entreprise. Et toujours dans ce contexte de choisir un outil adapté à votre entreprise, se poser des questions est indispensable. Est-ce que les factures sont transformées manuellement ou automatiquement en manuscrits comptables ? Le choix de cette fonction est capital afin d’éviter les erreurs. Certainement, tenir compte de tous les paramètres de facturation n’est pas assuré au début de la transition, mais il convient de vous y habituer, car la facturation numérique est sans doute le support de la dématérialisation.
Vérifier l’ergonomie du logiciel de dématérialisation des factures
Les particularités techniques sont en premier les principaux critères à prendre en compte, mais l’outil de facturation doit aussi être capable d’optimiser l’expérience utilisateur. Dans ce cas, son ergonomie a toute son importance. La solution dématérialisation factures à choisir doit avoir des interfaces claires, faciles à prendre en main et simples. Cela implique une fluidité optimale mettant l’utilisateur à son aise.
Ainsi, avant de trouver un outil de facturation en ligne, il est indispensable de le tester en situation réelle. Pour répondre à ces besoins d’essayage, certains éditeurs proposent un mois gratuit pour essayer leurs outils. En plus de valider l’ergonomie et les fonctionnalités du produit, ce mois de test est primordial pour vérifier la compatibilité du logiciel avec les activités de la société. D’ailleurs, il vous est recommandé d’essayer différents types de logiciels afin de faire le choix en toute objectivité.